Η κατανόηση των οικονομικών εγγράφων

Ο χρόνος που θα χρειαστεί για να κατανοήσετε τα οικονομικά έγγραφα σας θα σας δώσει περισσότερο έλεγχο και μια σαφέστερη εικόνα της επιχείρησής σας. Η κατάσταση κερδών και ζημιών και ο ισολογισμός είναι τα δύο βασικά οικονομικά έγγραφα που σας δίνουν αυτές τις πληροφορίες.

Ωστόσο, μια βασική κατανόηση των οικονομικών μεγεθών, χωρίς να χρειάζεται να είστε λογιστής , από μόνη της θα κάνει την μεγάλη διαφορά στη διαχείριση της επιχείρηση σας. Θα σας βοηθήσει να λάβετε καλύτερες αποφάσεις και θα βελτιώσει την ικανότητά σας να επικοινωνείτε παραγωγικά με το λογιστή σας καθώς και με άλλους συμβούλους σας.

Μια δήλωση κερδών και ζημιών, ή δήλωση οικονομικών επιδόσεων, είναι η έκθεση που παρέχει μια εικόνα των επιδόσεων των συναλλαγών της επιχείρησής σας κατά τη διάρκεια μιας καθορισμένης περιόδου. Καταγράφει τις πωλήσεις, τα έξοδα, τα κέρδη ή τις ζημίες, και οποιεσδήποτε πληρωμές φόρων για την περίοδο.

Η κατάσταση κερδών και ζημιών κατά κανόνα ακολουθεί αυτή τη μορφή:

Πωλήσεις (ή του κύκλου εργασιών)

Μείον: Κόστος πωλήσεων

Ισούται με το ακαθάριστο κέρδος

Μείον: σταθερό / γενικά έξοδα των επιχειρήσεων, όπως τα μισθώματα, οι μισθοί

Ίσο με λειτουργικό κέρδος ή το κέρδος πριν τη φορολογία

Μείον: φόρος καταβάλλεται

Ίσον καθαρό κέρδος.

Η δήλωση κερδών και ζημιών είναι σχετικά απλή για τους μη οικονομικούς διευθυντές να την κατανοήσουν, αλλά ίσως θα χρειαστεί να κάνετε ερωτήσεις σχετικά με ορισμένα στοιχεία της δήλωσης με σκοπό να κατανοήσετε όλες τις πληροφορίες. Η δήλωση κερδών και ζημιών σας επιτρέπει να μελετήσετε το ακαθάριστο κέρδος σας και τα καθαρά περιθώρια κέρδους. Αυτά μπορεί να αποκαλύψουν τις τάσεις που σας επιτρέπουν να κάνετε έγκαιρα επιχειρηματικές αλλαγές.

Στο σημείο αυτό θα αναφερθούμε στο μικτό περιθώριο κέρδους σας το οποίο είναι το ακαθάριστο κέρδος σας ως ποσοστό επί του κύκλου εργασιών. Για παράδειγμα, αν ο κύκλος εργασιών σας είναι 2 εκατομμύρια ευρώ και το κόστος των πωλήσεων είναι 600.000 ευρώ, έχετε κάνει ένα μεικτό κέρδος των 1.400.000 ευρώ. Είναι εύκολο να μετατρέψετε αυτό σε ποσοστό: 1.400.000 ÷ 2.000.000 χ 100 = μικτό περιθώριο κέρδους 70%.

Έτσι, κάθε 100 ευρώ των πωλήσεων αυτό δημιουργεί 70 ευρώ κέρδος που πηγαίνει προς την πληρωμή των εξόδων και προς το καθαρό κέρδος σας.

Οι λόγοι μείωσης του μικτού περιθωρίου κέρδους είναι οι εξής :

1. αύξηση του κόστους των αποθεμάτων

2. εκπτώσεις - προσφορές

3. πουλώντας προϊόντα που έχουν χαμηλότερα περιθώρια κέρδους

Το καθαρό περιθώριο κέρδους συγκρίνει το καθαρό κέρδος σας με τον κύκλο εργασιών. Για παράδειγμα, για μια επιχείρηση με κύκλο εργασιών 2.000.000 ευρώ και καθαρά κέρδη 300.000 ευρώ, το καθαρό περιθώριο κέρδους θα είναι 300 χιλιάδες ευρώ ÷ 2.000.000 ευρώ Χ 100 = 15%. Και πάλι, αν το καθαρό περιθώριο κέρδους μειώνεται, αυτό σημαίνει ότι πληρώνετε αναλογικά περισσότερο τα έξοδα από ό, τι θα έπρεπε αυτά να είναι. Εκφράζοντας τα καθαρά κέρδη ως ποσοστό αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τον εντοπισμό προβλημάτων που δεν μπορούν να περιμένουν.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι οι αυξήσεις του κύκλου εργασιών σας από 2.000.000 ευρώ σε 3.000.000 ευρώ και το καθαρό κέρδος σας ανεβαίνει από 300.000 ευρώ σε 400,000 ευρώ. Στην επιφάνεια όλα αυτά φαίνεται καλά, αλλά ας πάμε τώρα να το δούμε ως καθαρό ποσοστό κέρδους: 400,000 ÷ 3.000.000 Χ 100 = 13,3%. Αυτό σημαίνει ότι το καθαρό περιθώριο κέρδους σας έχει επιδεινωθεί από το 15% στο πρώτο παράδειγμα στο 13,3%. Ο κύκλος εργασιών σας έχει αυξηθεί κατά ένα εκατομμύριο, και το καθαρό κέρδος σας από 100,000, αλλά στην πραγματικότητα το κέρδος δεν έχει αυξηθεί από αυτή την αύξηση του κύκλου εργασιών. Σε αυτό το σημείο καλείστε να μιλήσετε με το λογιστή σας για να εντοπίσει ποιες δαπάνες έχουν αυξηθεί δυσανάλογα με την αύξηση των πωλήσεων, ώστε να μπορείτε να σταματήσετε την ολίσθηση.

Χρήσιμο είναι να χρησιμοποιήσετε τα περιθώρια κέρδους σας με σημείο αναφοράς την επιχείρησή σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το μεικτό και το καθαρό περιθώριο κέρδους ως σημείο αναφοράς για να αποκτήσετε μια σαφέστερη εικόνα των επιδόσεων σας με δύο τρόπους:

1. Εσωτερική συγκριτική αξιολόγηση. Συγκρίνετε τα περιθώρια κέρδους σας με τις προηγούμενες περιόδους για να δείτε όπου οι τιμές πώλησης σας έρχονται υπό πίεση ή τα έξοδα αυξάνονται. Συγκρίνετε τα περιθώρια κέρδους σε μεμονωμένες σειρές προϊόντων για να δείτε ποια προϊόντα είναι η πιο επικερδής.

2. Εξωτερικές συγκριτικές αξιολογήσεις. Συγκρίνετε τα περιθώρια κέρδους σας εναντίον εκείνων των ομοειδών επιχειρήσεων στον κλάδο σας για να μάθετε πού είστε καλά και πού πρέπει να θέσετε στόχους βελτίωσης. Τα περιθώρια κέρδους χρησιμοποιούνται για ελιγμούς στην τιμολόγηση και το επίπεδο των πωλήσεων. Εφ 'όσον έχετε ένα θετικό μικτό περιθώριο κέρδους, κάθε πώληση καλύπτει τα έξοδα σας.

Ο ισολογισμός δίνει μια εικόνα της οικονομικής ευρωστίας της επιχείρησης σας στο τέλος της λογιστικής περιόδου. Ο ισολογισμός, είναι μια αθροιστική καταγραφή των όσων συνέβησαν στην επιχείρησή σας από την αρχή επίσης συνοψίζει τα περιουσιακά στοιχεία σας και τις υποχρεώσεις.

Τα κύρια στοιχεία του ισολογισμού είναι :

1. Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία

2. Κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία - βραχυπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία, όπως αποθέματα και μετρητά.

3. Υποχρεώσεις που ομοίως χωρίζονται σε βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες στοιχεία, μεταξύ των οποίων:

4. Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις είναι οι υποχρεώσεις που οφείλονται για την πληρωμή εντός ενός έτους, όπως γραμμάτια προμηθευτών. Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις είναι τα ποσά που οφείλονται πέραν του έτους, για παράδειγμα, τα μακροπρόθεσμα τραπεζικά δάνεια

5. Τα ίδια κεφάλαια - μετοχικό κεφάλαιο (τα ποσά που καταβλήθηκαν στην εταιρεία για τις μετοχές) και των αποθεματικών, συμπεριλαμβανομένων των αδιανέμητων κερδών.

Οι ισολογισμοί μπορεί να είναι δυσκολότερο να κατανοηθούν από μια δήλωση κερδών και ζημιών. Σίγουρα θα χρειαστεί να κάνετε ερωτήσεις για να πάρετε μια σαφή εικόνα του τι λέει ο ισολογισμός σας. Ο ισολογισμός περιέχει επίσης πληροφορίες και στοιχεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την υγεία και την κερδοφορία της επιχείρησής σας. Σε αυτό βοηθά ο υπολογισμός βασικών δεικτών απόδοσης. Η παρακολούθηση βασικών αριθμοδεικτών θεωρείται απαραίτητη και κρίσιμης σημασίας για την επιχείρηση σας διότι σας βοηθά να κατανοήσετε τον κλάδο στον οποίο ανήκει η επιχείρησή σας και καθώς να εντοπίσετε αλλαγές που ενδεχομένως χρειάζονται.