Προπληρωμή και Λογιστική

Μια προπληρωμή γίνεται όταν μια επιχείρηση λαμβάνει πληρωμή από έναν αγοραστή πριν ο πωλητής αποστείλει αγαθά ή παράσχει υπηρεσίες στον αγοραστή. Η προπληρωμή μπορεί να συμβεί όταν ένας αγοραστής επιθυμεί προτιμολογιακή μεταχείριση για μια παραγγελία ή όταν ο πωλητής αρνείται να παράσχει πίστωση σε έναν αγοραστή.

Λογιστική για Προπληρωμές

Θα εξετάσουμε τη λογιστική για τις προπληρωμές από την οπτική γωνία τόσο του αγοραστή όσο και του πωλητή.

Η Προοπτική του Αγοραστή

Από την οπτική γωνία του αγοραστή, μια προπληρωμή καταγράφεται ως χρέωση στον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων και ως πίστωση στον λογαριασμό χρηματικών διαθεσίμων. Όταν το προπληρωμένο είδος τελικά αποπληρωθεί, χρεώνεται ένας σχετικός λογαριασμός εξόδων και πιστώνεται ο λογαριασμός προπληρωμένων εξόδων. Οι αγοραστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν υπερβολικά τον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων, με αποτέλεσμα την παρακολούθηση μεγάλου αριθμού μικρών προπληρωμένων ειδών.

Για να αποφευχθεί το κόστος παρακολούθησης πάρα πολλών ειδών, η λογιστική θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο εάν μια προπληρωμή υπερβαίνει ένα ορισμένο ελάχιστο ποσό. Όλες οι άλλες δαπάνες θα πρέπει να χρεώνονται στα έξοδα, ακόμη και αν δεν έχουν ακόμη καταναλωθεί.

Η οπτική γωνία του πωλητή

Από την οπτική γωνία του πωλητή, μια προπληρωμή καταγράφεται ως πίστωση σε έναν λογαριασμό παθητικού για προπληρωμές και χρέωση στον λογαριασμό χρηματικών διαθεσίμων. Όταν η προπληρωμένη παραγγελία του πελάτη τελικά αποσταλεί, ο λογαριασμός προπληρωμής χρεώνεται και ο σχετικός λογαριασμός εσόδων πιστώνεται. Υπάρχουν συνήθως λίγες προπληρωμές, επομένως αυτά τα στοιχεία παρακολουθούνται σχετικά εύκολα.

Εν ολίγοις, μια προπληρωμή καταγράφεται ως περιουσιακό στοιχείο από έναν αγοραστή και ως υποχρέωση από έναν πωλητή. Αυτά τα στοιχεία συνήθως αναφέρονται ως κυκλοφορούν ενεργητικό και τρέχουσες υποχρεώσεις, αντίστοιχα, στον ισολογισμό κάθε μέρους, καθώς γενικά επιλύονται εντός ενός έτους.

Παράδειγμα Λογιστικής Προπληρωμής

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το πώς να λογιστικοποιήσετε μια προπληρωμή, από την οπτική γωνία του αγοραστή και του πωλητή:

Προπληρωμή από τον αγοραστή. Για παράδειγμα, μια εταιρεία πληρώνει 12.000 ευρώ εκ των προτέρων για διαφήμιση στο Διαδίκτυο που θα εκτείνεται σε ένα ολόκληρο έτος. Η εταιρεία αρχικά χρεώνει ολόκληρο το ποσό στον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων και στη συνέχεια χρεώνει 1.000 ευρώ από αυτό στον λογαριασμό διαφημιστικών εξόδων σε κάθε επόμενο μήνα, ώστε να αντικατοπτρίζει τη χρήση των δαπανών. Το προπληρωμένο περιουσιακό στοιχείο εξόδων απαλείφεται μέχρι το τέλος του έτους.

Προπληρωμή από τον πωλητή. Ως ένα άλλο παράδειγμα, μια εταιρεία με αντικείμενο τοποθέτηση εκτυπώσεων λαμβάνει προκαταβολή 10.000 ευρώ από έναν πελάτη για τοποθέτηση σε καθέναν από τους επόμενους τέσσερις μήνες. Η εταιρεία αρχικά καταγράφει την προπληρωμή ως υποχρέωση και στη συνέχεια μεταφέρει αναλογιστικά το ποσό σε έναν λογαριασμό εσόδων σε καθέναν από τους επόμενους τέσσερις μήνες.

Πώς επηρεάζουν όμως οι προπληρωμές την κατάσταση αποτελεσμάτων;

Οι προπληρωμές δεν επηρεάζουν άμεσα την κατάσταση αποτελεσμάτων όταν καταβάλλονται, επειδή αρχικά καταγράφονται ως περιουσιακά στοιχεία. Καθώς η προπληρωμένη υπηρεσία ή παροχή καταναλώνεται με την πάροδο του χρόνου, ένα μέρος αναγνωρίζεται ως έξοδο στην κατάσταση αποτελεσμάτων. Αυτή η αντιστοίχιση διασφαλίζει ότι τα έξοδα αναφέρονται στην ίδια περίοδο με τα σχετικά έσοδα ή οφέλη.