Κάθε επιχείρηση για να μοντελοποιήσει τα μελλοντικά της αποτελέσματα και τις ταμειακές ροές της χρειάζεται να καταρτίσει προϋπολογισμό. Κάτι τέτοιο δίνει στη Διοίκηση μια λογική εικόνα για το πόσα μπορεί να ξοδέψει και πόσα έσοδα θα πρέπει να αναμένει.
Η διοίκηση θα πρέπει ωστόσο να εγκρίνει μόνο εκείνο το ποσό των δαπανών για το οποίο θα υπάρχει συμψηφιστικό ποσό εισερχόμενων ταμειακών ροών.
Εάν τα πραγματικά αποτελέσματα αρχίσουν να αποκλίνουν από τις προσδοκίες που περιγράφονται στον προϋπολογισμό, η διοίκηση μπορεί να λάβει μέτρα για να τροποποιήσει τις δαπάνες ώστε να είναι σύμφωνα με τα αποτελέσματα του προϋπολογισμού.
Πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν επιχειρηματικό προϋπολογισμό; Τα παρακάτω βήματα παρέχουν καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της διαδικασίας.
Μοντελοποίηση της δομής του προϋπολογισμού
Αρχικά δημιουργούμε το μοντέλο προϋπολογισμού ώστε να ταιριάζει με τα στοιχεία γραμμής που εμφανίζονται στην υπάρχουσα κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε στη συνέχεια να αντλήσουμε τις πληροφορίες στο μοντέλο και να τις αποθέσουμε στο πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε για να δημιουργήσουμε αναφορές προϋπολογισμού σε σχέση με την πραγματική κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων.
Πρόβλεψη εσόδων
Ως σημείο εκκίνησης, εισάγουμε στο μοντέλο προϋπολογισμού το ποσό του τζίρου που έκανε η επιχείρησή το προηγούμενο έτος. Στη συνέχεια, εξετάζουμε τους περιορισμούς της επιχείρησης. Έχει επαρκή διαθέσιμα για να χρηματοδοτήσει υψηλότερο επίπεδο πωλήσεων; Υπάρχει κάποιο σημείο συμφόρησης στην επιχείρηση που θα εμποδίσει τις πωλήσεις να ξεπεράσουν ένα συγκεκριμένο ποσό; Υπάρχει όριο στον ρυθμό με τον οποίο η επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει νέα προϊόντα ή να ανοίξει νέα καταστήματα; Ποιο είναι το επίπεδο στη διαχείριση μιας μεγαλύτερης επιχείρησης; Επίσης, λαμβάνουμε υπόψη τις εκτιμήσεις πωλήσεων από το τμήμα πωλήσεων, το οποίο είναι στην καλύτερη θέση να κατανοήσει πιθανές μελλοντικές αλλαγές στα επίπεδα πωλήσεων. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, δημιουργούμε ένα νέο προϋπολογισμένο επίπεδο εσόδων.
Προσδιορισμός των εξόδων αποζημίωσης
Υπολογίζουμε τον αριθμό του προσωπικού που χρειάζεται ώστε να μπορεί να μας αποφέρει επιπλέον πωλήσεις. Συμπεριλαμβάνουμε σε αυτήν την εκτίμηση τα επίπεδα αμοιβών που απαιτούνται για την προσέλκυση και διατήρηση του σωστού επιπέδου εμπειρίας σε κάθε θέση, καθώς και το κόστος των παροχών που θα χορηγηθούν στο νέο προσωπικό. Συμπεριλαμβάνουμε το ποσό του κόστους μισθοδοσίας και εάν υπάρχει συχνή εναλλαγή εργαζομένων, τότε πρέπει να συμπεριλάβουμε μια εκτίμηση για το ποσοστό στο έτος που ορισμένες θέσεις δεν θα καλυφθούν.
Υπολογίζουμε το κόστος των πωληθέντων αγαθών
Προσδιορίζουμε το μεικτό περιθώριο επί των πωλήσεων του περασμένου έτους. Αυτό το ποσό πρέπει να παραμείνει ίδιο; Ποιοι παράγοντες θα μπορούσαν να το αλλάξουν; Θα οδηγήσει ο αυξημένος ανταγωνισμός σε μειωμένες τιμές και χαμηλότερα περιθώρια κέρδους; Θα οδηγήσουν οι περιορισμοί της προσφοράς το επόμενο έτος σε αύξηση του κόστους υλικών; Μπορούν οι αυξήσεις κόστους να μεταφερθούν στους πελάτες; Με βάση αυτά τα ζητήματα, εισαγάγουμε στο μοντέλο ένα ποσοστό για το κόστος των πωληθέντων αγαθών. Μια παραλλαγή είναι να χωρίσουμε το κόστος των αγαθών που πωλούνται σε εργασία, υλικά, γενικά έξοδα και λοιπά έξοδα, ώστε να προχωρήσουμε σε πιο λεπτομερείς εκτιμήσεις.
Εκτίμηση διοικητικών δαπανών
Αρχικά λαμβάνουμε υπόψη τα διοικητικά έξοδα της επιχείρησης το προηγούμενο έτος και υπολογίζουμε κατά πόσο θα αλλάξουν τον επόμενο χρόνο. Λαμβάνουμε υπόψη όπως αλλαγές στο κόστος ενοικίου, εάν θα υπάρξουν αλλαγές στο ποσοστό των εργαζομένων που εργάζονται από το σπίτι, γεγονός που επηρεάζει το κόστος ενοικίου; Καθώς και λοιπά διοικητικά έξοδα.
Προσδιορισμός εσόδων και εξόδων από τόκους
Υπολογίζουμε τυχόν αλλαγές σε σχέση με το προηγούμενο έτος στους τομείς των εξόδων από τόκους και των εσόδων από τόκους. Αναμένουμε να αλλάξουν τα επιτόκια; Είναι πιθανό το ύψος του χρέους να αλλάξει πολύ από το τρέχον επίπεδο; Υπάρχει προσδοκία αλλαγής των επενδυτικών πολιτικών της εταιρείας;
Αφού λάβουμε υπόψη τα παραπάνω ελέγχουμε τον προϋπολογισμό που προκύπτει για να διαπιστώσουμε εάν τα ποσά φαίνονται λογικά. Είναι απολύτως πιθανό να υπάρχουν σφάλματα που απαιτούν διόρθωση.
Καθώς το έτος προχωρά, μπορεί να χρειαστεί να τροποποιηθούν οι παραδοχές του προϋπολογισμού, κάτι που πιθανότατα θα οδηγήσει σε αλλαγές στον προϋπολογισμό. Αυτές οι αλλαγές θα είναι απαραίτητες, εάν θέλουμε να διατηρήσουμε την πρόβλεψη ως βάση σύγκρισης με τα πραγματικά αποτελέσματα.