Κάθε οικονομική μονάδα πρέπει να επικεντρώνεται συνεχώς στη διαχείριση των κερδών και των ζημιών για να παραμένει φερέγγυα σε επενδυτές και εξωτερικούς παρατηρητές.
Οριοθετώντας το κέρδος θεωρούμε το αποτέλεσμα που μια επιχείρηση διατηρεί μετά την πληρωμή όλων των εξόδων της. Ενώ η ζημιά προκύπτει από τις δαπάνες που υπερβαίνουν το ποσό των πωλήσεων που μια επιχείρηση κάνει σε μια συγκεκριμένη λογιστική περίοδο (αναλόγως πως αυτή υπολογίζεται για τον καθορισμό αποτελέσματος). Οι επιχειρήσεις πρέπει να διαχειριστούν τις καταστάσεις αποτελεσμάτων τους για να κρατήσουν τα κέρδη θετικά και τα έξοδα υπό έλεγχο και σύμφωνα πάντα με τα έσοδα.
Η διαχείριση των κερδών και των ζημιών αρχίζει με την εκτίμηση της τρέχουσας οικονομικής θέσης της επιχείρησης. Η διοίκηση πρέπει να επανεξετάζει την τρέχουσα κατάσταση κερδών και ζημιών και να συγκρίνει τα δύο ή τρία τελευταία χρόνια της επιχείρησης. Ένας λογιστής ή ένας οικονομικός αναλυτής οφείλει να χρησιμοποιήσει αυτές τις πληροφορίες για να δημιουργήσει ένα σύνολο δεικτών επιδόσεων για υπολογισμό του μέσου όρου των εσόδων και εξόδων της επιχείρησης.
Η διοίκηση πρέπει να έχει ένα λογιστή ή οικονομικό αναλυτή για να προετοιμάσει μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων που δείχνει κάθε δαπάνη ως ποσοστό επί των πωλήσεων, η οποία επιτρέπει τη διαχείριση για την απομόνωση του κόστους που θα μπορούσε να συμβάλει στη μείωση των κερδών. Η επιχείρηση πρέπει να μπορέσει να εκτελέσει αυτή την ανάλυση βασισμένη αρχικά σε τρία έτη ιστορικών δεδομένων.
Τα έξοδα ως ποσοστό των εσόδων σε σύγκριση για κάθε έτος αποκαλύπτουν την αυξητική ή μειωτική τους τάση ως ποσοστό επί των πωλήσεων. Ορισμένες δαπάνες, όπως το κόστος των αγαθών, θα αυξηθεί φυσικά με αύξηση των πωλήσεων, επειδή αντιπροσωπεύει τις πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται για τα προϊόντα με σκοπό την πώληση τους. Μίσθωμα κτιρίου, διοικητικό κόστος και οι λογαριασμοί κοινής ωφέλειας θα πρέπει να παραμείνουν τα ίδια, ανεξάρτητα από την αύξηση των πωλήσεων.
Ένας οικονομικός αναλυτής θα πρέπει να εκτελεί εκείνη την εργασία ώστε να ερευνήσει και να εξηγήσει τις δαπάνες που παρουσιάζουν αύξηση με την πάροδο του χρόνου ως ποσοστό επί των πωλήσεων. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να μπορεί να αποκαλύψει πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση από πλευράς επιχείρησης των πόρων και την ικανότητα των διευθυντικών στελεχών που εποπτεύουν το κόστος. Εξωτερικοί παράγοντες, όπως η οικονομία και η αύξηση των τιμών μπορεί επίσης να εξηγήσουν την αύξηση του κόστους. Επίσης ,τέλος, πρέπει να μπορεί να κάνει αναθεώρηση των πωλήσεων της εταιρείας.
Ανάλογα με τις διάφορες συνθήκες, ακόμη και όταν οι εσωτερικές δαπάνες έχουν καλή διαχείριση και είναι όσο το δυνατόν χαμηλότερες, η επιχείρηση μπορεί ακόμη να υποστεί ζημία αν υπάρξει πτώση των πωλήσεων σε σχέση με τα έξοδα. Σε αυτή την περίπτωση, η επιχείρηση θα πρέπει να λάβει σημαντικές αποφάσεις, όπως διακοπή ορισμένων μη κερδοφόρων γραμμών προϊόντος ή υπηρεσίας, πώληση κάτω του κόστους περιουσιακών στοιχείων για να αποδεσμεύσει κεφάλαια και διακοπή των επενδύσεων σε κάθε είδους σχέδια που δεν αποφέρουν έσοδα.