Προϋπολογισμός Μηδενικής Βάσης

Ένας προϋπολογισμός μηδενικής βάσης απαιτεί από τους διευθυντές να δικαιολογούν όλες τις προϋπολογισμένες δαπάνες τους. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με την πιο συνηθισμένη προσέγγιση που απαιτεί αιτιολόγηση μόνο για σταδιακές αλλαγές στον προϋπολογισμό ή τα πραγματικά αποτελέσματα του προηγούμενου έτους. Έτσι, θεωρητικά θεωρείται ότι ένας διευθυντής έχει μηδενική γραμμή βάσης δαπανών (εξ ου και το όνομα της μεθόδου προϋπολογισμού), ανεξάρτητα από το ποιος ήταν ο πραγματικός προϋπολογισμός του προηγούμενου έτους.

Στην πραγματικότητα, θεωρείται ότι ένας διευθυντής έχει ένα ελάχιστο ποσό χρηματοδότησης για βασικές λειτουργίες του τμήματος, πάνω από το οποίο πρέπει να δικαιολογείται η πρόσθετη χρηματοδότηση. Σκοπός της διαδικασίας είναι ο συνεχής επαναπροσανατολισμός της χρηματοδότησης σε βασικούς επιχειρηματικούς στόχους και ο τερματισμός ή η μείωση οποιωνδήποτε δραστηριοτήτων που δεν σχετίζονται πλέον με αυτούς τους στόχους.

Τα κύρια βήματα στη διαδικασία προϋπολογισμού μηδενικής βάσης είναι τα εξής:

• Ορισμός στόχων και πεδίου εφαρμογής.

• Προσδιορισμός μονάδων λήψης αποφάσεων.

• Διάφορα σενάρια αποφάσεων.

• Αξιολόγηση και κατάταξη των σεναρίων.

• Κατανομή πόρων σύμφωνα με την κατάσταση σεναρίων. Μόνο τα πακέτα που πληρούν στρατηγικά ή επιχειρησιακά κριτήρια λαμβάνουν χρηματοδότηση.

• Μετά την εφαρμογή, ο προϋπολογισμός παρακολουθείται συνεχώς για να συγκριθεί η πραγματική απόδοση με τις προβλέψεις. Μπορούν να γίνουν προσαρμογές όπως απαιτείται για να διασφαλιστεί η βέλτιστη χρήση των πόρων και η ευθυγράμμιση με τους στόχους.

Υπάρχουν ορισμένα πλεονεκτήματα στον προϋπολογισμό μηδενικής βάσης, τα οποία περιλαμβάνουν τα ακόλουθα ζητήματα:

• Κατανομή πόρων.

• Ανάλυση εναλλακτικών λύσεων.

• Μειωμένος πληθωρισμός προϋπολογισμού.

• Βελτιωμένη επικοινωνία

• Εξάλειψη μη βασικών δραστηριοτήτων.

• Δεδομένου ότι η έννοια του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης απαιτεί από τους διευθυντές να συνδέουν τις δαπάνες με τις δραστηριότητες, είναι αναγκασμένοι να ορίσουν τις διάφορες αποστολές των τμημάτων τους - οι οποίες διαφορετικά θα μπορούσαν να είναι ελλιπώς καθορισμένες.

• Εντοπισμός πλεονασμών.

• Η χρήση του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης σε τακτική βάση καθιστά πιο πιθανό να εξετάζονται περιοδικά όλες οι πτυχές μιας εταιρείας.

Εν ολίγοις, πολλά από τα πλεονεκτήματα του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης επικεντρώνονται σε μια ισχυρή, ενδοσκοπική ματιά στην αποστολή μιας επιχείρησης και στον ακριβή τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση κατανέμει τους πόρους της προκειμένου να επιτύχει αυτήν την αποστολή.

Το κύριο μειονέκτημα του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης είναι το εξαιρετικά υψηλό επίπεδο προσπάθειας που απαιτείται για τη διερεύνηση και την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων των τμημάτων. Αυτό είναι ένα δύσκολο έργο ακόμη και μία φορά το χρόνο, γεγονός που αναγκάζει ορισμένες οντότητες να χρησιμοποιούν τη διαδικασία μόνο μία φορά κάθε λίγα χρόνια ή όταν υπάρχουν σημαντικές αλλαγές εντός του οργανισμού. Μια άλλη εναλλακτική λύση είναι να απαιτείται η χρήση προϋπολογισμού μηδενικής βάσης σε κυλιόμενη βάση σε διαφορετικά τμήματα μιας εταιρείας για αρκετά χρόνια, έτσι ώστε η διοίκηση να μπορεί να ασχολείται με λιγότερες τέτοιες αξιολογήσεις ανά έτος. Άλλα μειονεκτήματα σημειώνονται παρακάτω:

• Η δημιουργία ενός προϋπολογισμού μηδενικής βάσης από την αρχή σε συνεχή βάση απαιτεί τεράστιο όγκο αναλύσεων, συναντήσεων και αναφορών, τα οποία απαιτούν επιπλέον προσωπικό για τη διαχείριση της διαδικασίας.

• Ορισμένοι διευθυντές ενδέχεται να επιχειρήσουν να παραμορφώσουν τις αναφορές του προϋπολογισμού τους για να συγκεντρώσουν τις δαπάνες στις πιο ζωτικές δραστηριότητες, διασφαλίζοντας έτσι ότι οι προϋπολογισμοί τους δεν θα μειωθούν.

• Μπορεί να είναι δύσκολο να προσδιοριστούν ή να δικαιολογηθούν τα επίπεδα δαπανών για τομείς μιας επιχείρησης που δεν παράγουν «συγκεκριμένα», απτά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, ποιο είναι το σωστό ποσό εξόδων μάρκετινγκ και πόσο πρέπει να επενδυθεί σε δραστηριότητες έρευνας και ανάπτυξης;

• Η επιχειρησιακή αναθεώρηση που επιβάλλεται από τον προϋπολογισμό μηδενικής βάσης απαιτεί σημαντικό χρόνο διαχείρισης.

• Οι διευθυντές χρειάζονται σημαντική εκπαίδευση στη διαδικασία προϋπολογισμού μηδενικής βάσης, η οποία αυξάνει περαιτέρω τον χρόνο που απαιτείται κάθε χρόνο.

• Η επιπλέον προσπάθεια που απαιτείται για τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού μηδενικής βάσης καθιστά ακόμη λιγότερο πιθανό η ομάδα διαχείρισης να αναθεωρήσει τον προϋπολογισμό σε συνεχή βάση, ώστε να είναι πιο σχετικός με την ανταγωνιστική κατάσταση.

Διάκριση προϋπολογισμού μηδενικής βάσης με τον παραδοσιακό σταδιακό προϋπολογισμό.

Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης απαιτεί να δικαιολογείται κάθε δαπάνη από την αρχή κάθε περιόδου, χωρίς να βασίζεται σε ποσά του προηγούμενου έτους. Ο παραδοσιακός σταδιακός προϋπολογισμός προσαρμόζει τον προϋπολογισμό του περασμένου έτους προς τα πάνω ή προς τα κάτω, υποθέτοντας ότι οι υπάρχουσες δραστηριότητες συνεχίζονται. Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης επιβάλλει μια βαθύτερη αξιολόγηση των δραστηριοτήτων και του κόστους, ενώ ο σταδιακός προϋπολογισμός δίνει έμφαση στη συνέχεια και τη σταθερότητα.