Η δομή των εισπρακτέων λογαριασμών στην λογιστική μπορεί να ποικίλλει σημαντικά ανάλογα με τη βάση πελατών και την υπηρεσία ή τον τύπο του προϊόντος. Σε κάθε περίπτωση νέου πελάτη το σημαντικό είναι να τεθούν οι όροι πληρωμής γραπτώς.
Η συνέπεια είναι κρίσιμη για τη διατήρηση του σεβασμού και της εμπιστοσύνης των πελατών.
Επίσης σημαντικό ρόλο είναι η θέσπιση κατευθυντηρίων γραμμών για το πόση πίστωση είναι διαθέσιμη η επιχείρηση να προσφέρει στον πελάτη. Μια ερώτηση που θα μπορούσε να είναι χρήσιμη να διατυπωθεί για να αποφασιστεί μια πιστωτική πολιτική είναι: κατά πόσο η επιχείρηση θα θελήσει να αντιμετωπίσει τις μεγάλες και τις μικρές επιχειρήσεις με διαφορετικό τρόπο. Μόλις οι πελάτες κατανοήσουν με σαφήνεια τους όρους πληρωμής και τους υπογράψουν, παρέχεται η υπηρεσία ή πώληση και κατόπιν εκδίδεται το τιμολόγιο.
Κάθε τιμολόγιο θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
• Το προϊόν ή υπηρεσία (αναφέρονται με τον αριθμό των ωρών εργασίας ή έργου) που πωλούνται.
• Η κατανομή των εξόδων που εμπλέκονται (εάν υπάρχουν).
• Το οφειλόμενο ποσό.
• Η ημερομηνία λήξης της προθεσμίας.
Το τιμολόγιο θα πρέπει να είναι ένα καθαρό, απλό έγγραφο που να διαθέτει το λογότυπο της εταιρείας. Είναι κοινό να προσφερθεί ένα ποσοστό έκπτωσης - έστω και ελάχιστο - για άμεση πληρωμή. Σημαντικό ρόλο παίζει η αντιμετώπιση εκ μέρους της επιχείρησης των πελατών με ένα ανθρώπινο τρόπο που μπορεί να δημιουργήσει πραγματικά καλή θέληση και να επιταχύνει την πληρωμή.
Ακόμα και για τις επιχειρήσεις με τις καλύτερες πρακτικές όσο αφορά τους εισπρακτέους λογαριασμούς παρατηρείτε το φαινόμενο κάποιοι πελάτες να μην συμβαδίζουν με τις πληρωμές. Η δημιουργία μιας ξεκάθαρης πολιτικής συλλογής των εισπράξεων από την αρχή είναι ο καλύτερος τρόπος για να τεθούν οι βάσεις για την είσπραξη ληξιπρόθεσμων οφειλών.
Η επιχείρηση καλείται να σκεφτεί πόση ευελιξία μπορεί να προσφέρει στον πελάτη. Σε περίπτωση που η επιχείρηση έχει αμφιβολία για την καταβολή της οφειλής είναι λογικό και επόμενο να ζητήσει αναφορές για να διαπιστώσει την αξιοπιστία του πελάτη ακόμα και σε δύσκολη οικονομική περίοδο. Επίσης είναι σε θέση να ζητήσει και παρελθόντες ισολογισμούς για να αναλύσει εάν ο πελάτης έχει ένα εποχιακό θέμα ταμειακών ροών.
Όπως έχει γίνει αντιληπτό η πολιτική της κάθε επιχείρησης σχετικά με τους εισπρακτέους λογαριασμούς εξαρτάται από παράγοντες όπως των οικονομικών συνθηκών που επικρατούν στην οικονομία και της γενικότερης οικονομικής πολιτικής που ασκεί η επιχείρηση.
Ο οικονομικός διευθυντής καλείται να ελέγχει την ταμειακή ροή και να προβαίνει σε χρονοδιάγραμμα εισπράξεων το οποίο είναι άμεσα συνδεδεμένο με το πρόγραμμα των πληρωτέων λογαριασμών.
Γιώργος Εγγλεζάκης
CEO Plan of Business