Οι risk management professionals προσπαθούν να προετοιμαστούν για κάθε ενδεχόμενο, αλλά λίγοι μπορούσαν να φανταστούν ότι θα έπρεπε να προετοιμάσουν επιχειρηματικά μοντέλα για μια παγκόσμια πανδημία που χτυπά γρήγορα και ευρέως και δεν έχει σαφές τελικό σημείο. Ωστόσο, ακόμη και σε μια άνευ προηγουμένου κατάσταση όπως ο COVID-19, οι ειδικοί διαχείρισης κινδύνων, συμμόρφωσης και εσωτερικού ελέγχου μπορούν ακόμα να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να διαχειριστούν τον κίνδυνο, ενώ προετοιμάζονται επίσης για την ημέρα που θα επιστρέψει η κανονικότητα.
Σε αυτήν την ταχέως εξελισσόμενη κατάσταση, το κλειδί είναι να ακολουθήσουμε μια ευέλικτη προσέγγιση για τη συνέχεια των επιχειρήσεων και την ευρύτερη διαχείριση κινδύνων. Το risk management αλλά και crisis management που έπεται είναι τα σημεία διαμόρφωσης επιχειρηματικής πολιτικής που καλούνται να σηκώσουν το βάρος στην σχεδόν μετά COVID-19 εποχή και να ενισχύσουν τις επί μέρους λειτουργίες μιας επιχείρησης.
Τι είναι όμως το risk management;
Η διαχείριση κινδύνου ή risk management είναι κεντρικός πυρήνας της στρατηγικής διαχείρισης κάθε οργανισμού. Είναι η διεργασία με την οποία οι οργανισμοί προσεγγίζουν μεθοδικά τους κινδύνους που σχετίζονται με τις δραστηριότητές τους, με σκοπό την επίτευξη κέρδους σε κάθε δραστηριότητα. Το επίκεντρο της καλής διαχείρισης κινδύνου είναι η αναγνώριση και ο χειρισμός αυτών των κινδύνων. Αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας των συνολικών στόχων του οργανισμού.
Η αξιολόγηση των κινδύνων μπορεί να αποκαλύψει ήδη από τα αρχικά στάδια αν αξίζει ή όχι να ασχοληθεί ο οργανισμός με μια προσφορά. Υπάρχουν αναπτυγμένες διαδικασίες για τη διαχείριση κινδύνων ως μια διαρκή διαδικασία σε όλη την έκταση του έργου. Η εφαρμογή της διαχείρισης κινδύνων μπορεί να γίνει σε όλα τα έργα, από τα πολύ μικρά (που υλοποιούνται από ένα άτομο) έως τα πολύ μεγάλα και πολύπλοκα. Πολλά προβλήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν εκ των προτέρων και να δώσουν την ευκαιρία στον διαχειριστή έργου να προσδιορίσει συγκεκριμένη πορεία.
Η βάση ύπαρξης του risk management βρίσκεται στο δεδομένο πως κανένα project δεν αναπτύσσεται σε ιδανικό περιβάλλον και το risk management θα πρέπει να ενσωματώνει μέσα τα οποία όχι μόνο θα εντοπίζουν τους πιθανούς κινδύνους αλλά και θα αναλύουν τις δυνατότητες του καθενός έτσι ώστε να είναι δυνατή η διαχείριση των πιο σημαντικών σε συνεχή βάση.
Η διαχείριση κινδύνων χωρίζεται σε τρεις βασικούς τομείς: την αναγνώριση κινδύνων, τον ποσοτικό προσδιορισμό τους και τον έλεγχο ή μετριασμό των επιπτώσεων τους.
Ειδικά εν μέσω πανδημίας ωστόσο, δημιουργούνται τα εξής ερωτήματα.
1. Πού εμπίπτει ο κίνδυνος πανδημίας στα πιο πρόσφατα αποτελέσματα αξιολόγησης κινδύνου και στην ανάλυση διασύνδεσης κινδύνου για την κατανόηση άλλων βασικών επιχειρηματικών κινδύνων που προκαλούνται από τον κίνδυνο πανδημίας;
2. Χρησιμοποιούνται τεχνολογικά εργαλεία για την ενοποιημένη αναφορά κινδύνων, συμπεριλαμβανομένης της ταχείας ανάπτυξης βασικών δεικτών κινδύνου που είναι ειδικά για τον κίνδυνο πανδημίας;
3. Υπό το πρίσμα του γεγονότος κινδύνου πανδημίας, υπάρχει ανάγκη αναθεώρησης του τρέχοντος πλαισίου ελέγχου κινδύνου με το διοικητικό συμβούλιο και τα διευθυντικά στελέχη, προκειμένου να χαρτογραφηθεί ο αντίκτυπος στο τρέχον προφίλ κινδύνου της εταιρείας;
4. Επαναξιολογούνται τα τρέχοντα σχέδια εσωτερικού ελέγχου και δοκιμών λειτουργίας για να διασφαλιστεί ότι καλύπτουν επαρκώς στοιχεία κινδύνου πανδημίας;
5. Ποιοι κίνδυνοι έχουν προκύψει (όπως αυξημένοι κίνδυνοι στον κυβερνοχώρο λόγω απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού ή αντίδρασης τρίτων στην πανδημία) που πρέπει να αντιμετωπιστούν και υπάρχουν διαθέσιμα πρωτόκολλα για την αναφορά, τη συγκέντρωση και την ανάλυση αναδυόμενων κινδύνων όσο εξελίσσεται αυτή η κατάσταση;
6. Πώς θα επηρεάσει ο COVID-19 τα στοιχεία ελέγχου σας που αφορούν τους stakeholders της επιχείρησης σας; (https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/risk-functions-response-strategy.html)
Γίνεται κατανοητό πως τα παραπάνω ερωτήματα είναι πολλά και δημιουργούν αυξημένες ανάγκες ως προς την διαχείριση οικονομικών και ανθρωπίνων πόρων. Η άμεση και στενή διατμηματική συνεργασία (Λογιστήριο, Διοίκηση Ανθρωπίνων Πόρων, Οικονομικές Υπηρεσίες, Τεχνικό τμήμα) είναι απαραίτητη και διασφαλίζει την ομαλή μετάβαση στην μετά COVID-19 εποχή με τις λιγότερες δυνατές απώλειες.
Τα απαιτούμενα βήματα της επόμενης μέρας
Τα προαναφερθέντα ερωτήματα, πέραν της συνεργασίας των επί μέρους τμημάτων, απαιτούν συγκεκριμένα βήματα που θα θέσουν σε εφαρμογή τα πλάνα.
1. Δημιουργία ειδικής ομάδας διαχείρισης κρίσεων
Η διαχείριση μιας κρίσης απαιτεί διαχείριση διαδικασιών. Για να επιβιώσουν οι επιχειρήσεις από μια κρίση, πρέπει πάντοτε να συγκροτήσουν μια ομάδα εργασίας διαχείρισης κρίσεων η οποία θα αναφέρεται απευθείας στην ανώτερη διοίκηση.
Η διαλειτουργική ομάδα θα πρέπει να επικεντρωθεί σε τέσσερις βασικές εργασίες:
· Αξιολόγηση κινδύνου και απόκρισης
· Παρακολούθηση, ανάλυση και υποβολή εκθέσεων
· Διαχείριση λειτουργίας κρίσεων
· Επικοινωνία
Η ομάδα εργασίας μπορεί στη συνέχεια να λειτουργήσει ως γραφείο διαχείρισης έργου που θα πρέπει να ασχοληθεί με τη διαχείριση του εργατικού δυναμικού, την προστασία των πελατών και των εμπορικών σημάτων, τη διαχείριση χρηματοδότησης, την αλυσίδα εφοδιασμού και τυχόν νομικά και συμβατικά ζητήματα. Η κρίση επηρεάζει τις επιχειρήσεις με διαφορετικό τρόπο και η επικέντρωση ανά θέμα διαφέρει για κάθε εταιρεία.
2. Προσδιορίστε τους τρέχοντες και τους αναδυόμενους κινδύνους
Σε αβέβαιες στιγμές μια εταιρεία αντιμετωπίζει πολλαπλούς κινδύνους ταυτόχρονα. Επομένως, είναι σημαντικό, ενώ δημιουργείτε μια ειδική ομάδα διαχείρισης κρίσεων, να ξεκινήσετε επίσης μια πρώτη αξιολόγηση κινδύνου. Κάντε απογραφή όλων των τρεχόντων και πιθανών κινδύνων. Με αυτόν τον τρόπο θα αποκτήσετε μια πιο ρεαλιστική αίσθηση του τι συμβαίνει και θα παράσχετε στην ομάδα εργασίας τις βασικές αρχές για τη διαχείριση της κρίσης.
Η αναγνώριση κινδύνου επικεντρώνεται σε τέσσερις κατηγορίες που καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα επιχειρηματικών κινδύνων:
· Άτομα: Ποιοι κίνδυνοι υπάρχουν για την ασφάλεια ανθρώπων, πελατών και άλλων ενδιαφερομένων; Τι θα μπορούσε να επηρεάσει αρνητικά την εμπλοκή και τα κίνητρα των εργαζομένων;
· Οικονομικές επιχειρηματικές πτυχές: Θα συνεχίσουν οι πελάτες να αγοράζουν και να πληρώνουν; Ποιοι είναι οι κίνδυνοι ρευστότητας;
· Προμήθεια και λειτουργίες: Έχετε ορίσει την αλυσίδα εφοδιασμού και τους κινδύνους παραγωγής; Πώς επηρεάζονται οι επιχειρησιακές διαδικασίες;
· Ζήτηση και εμπορικές δραστηριότητες: Πώς θα σας επηρεάσουν οι αναταραχές και τα σοκ της αγοράς; Πώς άλλαξαν οι αλληλεπιδράσεις πελατών;
3. Δώστε προτεραιότητα στους κινδύνους με βάση τον αντίκτυπο και την πιθανότητα
Το επόμενο βήμα είναι η αξιολόγηση και ιεράρχηση των κινδύνων με βάση τον αντίκτυπο και την πιθανότητα. Οι κίνδυνοι που είναι πολύ πιθανό να συμβούν και έχουν μεγάλο αντίκτυπο πρέπει να αντιμετωπιστούν με άμεση προτεραιότητα. Στη συνέχεια έρχονται κίνδυνοι υψηλού αντίκτυπου που είναι λιγότερο πιθανό να συμβούν, ακολουθούμενοι από κινδύνους χαμηλού αντίκτυπου που σίγουρα θα συμβούν. Κίνδυνοι χαμηλού αντίκτυπου που πιθανότατα δεν θα συμβούν ποτέ, έχουν τη μικρότερη προτεραιότητα.
Η ιεράρχηση των κινδύνων θα σας βοηθήσει να ξεκαθαρίσετε το τοπίο και να παραμείνετε focused στον στόχο σας. (https://www.ey.com/en_be/covid-19/how-to-safeguard-your-business-with-covid-19-risk-management-tactics)
4. Αποφάσεις για τον μετριασμό του κινδύνου και τη σωστή πορεία δράσης
Κάθε τύπος κινδύνου απαιτεί μια συγκεκριμένη προσέγγιση. Ποιες απαντήσεις είναι δυνατές;
· Μειώστε την πιθανότητα εμφάνισης του κινδύνου (πρόληψη κινδύνου). Αυτή είναι η καλύτερη πορεία δράσης.
· Μειώστε τον αντίκτυπο του κινδύνου που θα συμβεί (προληπτική δράση), όπως η δημιουργία αποθεμάτων.
· Προετοιμαστείτε για να αντιμετωπίσετε τον αντίκτυπο, όπως βελτιστοποίηση της διανομής των διαθέσιμων προϊόντων σε διαφορετικές τοποθεσίες.
· Αναπτύξτε ένα σχέδιο αποκατάστασης για να επιδιορθώσετε τη ζημιά και να βεβαιωθείτε ότι είστε σε λειτουργία το συντομότερο δυνατό.
· Προσαρμόστε τις μακροπρόθεσμες συνέπειες, εάν η κρίση επιμένει ή προετοιμαστείτε για την επόμενη. Μάθετε και κάντε αλλαγές για το μέλλον.
5. Σχεδιάστε, παρακολουθήστε, ενεργείτε, αξιολογήστε - Επαναλάβετε
Διανύουμε εξαιρετικά ευμετάβλητες εποχές. Αυτό που ισχύει σήμερα, μπορεί να είναι ριζικά διαφορετικό αύριο. Αυτό σημαίνει ότι οι κίνδυνοι και οι απαντήσεις αλλάζουν συνεχώς. Η πρώτη αξιολόγηση κινδύνου και απόκρισης είναι μόνο η αρχή. Θα χρειαστείτε δομή και διαδικασίες για τη μακροπρόθεσμη διαχείριση της κρίσης. Για κάθε προτεραιότητα κινδύνου θα πρέπει να σχεδιάσετε, να παρακολουθήσετε, να ενεργήσετε ανάλογα και να αξιολογήσετε καθώς η κατάσταση εξελίσσεται. Βασικά πρέπει να δημιουργήσετε ένα συνολικό πρόγραμμα διαχείρισης κινδύνων με ξεχωριστές ροές εργασίας και ειδικές ομάδες ανά τύπο κινδύνου. Εκεί έρχεται η ειδική ομάδα διαχείρισης κινδύνων.
Οι προτεραιότητες εξελίσσονται επίσης. Η πρώτη προτεραιότητα ήταν η ασφάλεια των ανθρώπων, ακολουθούμενη στενά από τη διαχείριση μετρητών και τη βελτιστοποίηση ταμειακών ροών. Με τη σταδιακή άρση των περιορισμών, η εστίαση θα στραφεί στην αλυσίδα εφοδιασμού και στις εργασίες επανεκκίνησης.
Είναι κατανοητό από τα παραπάνω πως η διαχείριση κινδύνου εντός ενός ευμετάβλητου και παγκόσμιου κινδύνου απαιτεί ευελιξία, σωστό προγραμματισμό και αλλαγές ανάλογα με τις εξελίξεις. Κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους ή αντικειμένου εργασιών, οφείλει να χαράσσει μια στρατηγική διαχείρισης κρίσεων και κινδύνου με απώτερο σκοπό την αειφορία και την υγιή της λειτουργία. Έχοντας τη σωστή οργάνωση, που επιτρέπει τη διαχείριση των τρεχόντων και των αναδυόμενων κινδύνων με αποφασιστικότητα διασφαλίζει το μέλλον της κάθε επιχείρησης. Μια σταθερή προσέγγιση διαχείρισης κινδύνων συμβάλλει επίσης στην προστασία αυτού που έχει μεγαλύτερη σημασία: την ευημερία των ανθρώπων που ανήκουν στον εταιρεία σας.