Στον κόσμο των επιχειρήσεων το τμήμα εισπράξεων που ανήκει στην αρμοδιότητα της οικονομικής διεύθυνσης διαδραματίζει σπουδαίο ρόλο για την εύρυθμη λειτουργία ολόκληρου του συστήματος καθώς από αυτό εξαρτάται η έγκαιρη αποπληρωμή οφειλών της οικονομικής μονάδας.
Ωστόσο αυτό που συμβαίνει και εντάθηκε στα χρόνια της κρίσης είναι ότι πολλοί πελάτες δεν προβαίνουν σε πληρωμές των προμηθευτών τους. Ενώ είμαστε σε θέση να σκεφτούμε πως αυτό οφείλεται σε οικονομική δυσχέρεια, δεν είναι μόνο αυτός ο λόγος.
Η έγκαιρη αποπληρωμή οφειλών οφείλεται και σε διοικητικούς λόγους και όχι απαραίτητα σε εστιασμένη πρόθεση ή οικονομική δυσκολία. Παρακάτω θα αναφέρουμε ενδεικτικά λόγους για τους οποίους μια επιχείρηση προβαίνει σε καθυστερημένη πληρωμή.
Αρχικά ενδέχεται το τιμολόγιο να μην έχει παραληφθεί, να μην έχει δοθεί προς έγκριση κατόπιν παραλαβής τους. Η έγκριση δίνεται κατόπιν διασταύρωσης με το ανάλογο τμήμα που αφορά το εν λόγω έξοδο και η έγκριση αρχικά δίνεται από την οικονομική διεύθυνση. Επίσης ένας λόγος είναι πως στο τιμολόγιο διαπιστώθηκε λάθος και δεν καθιστά την πληρωμή δυνατή, οπότε σε συνέχεια γίνονται οι απαραίτητες επικοινωνίες με σκοπό την διόρθωσή του.
Σε συνέχεια θα αναφερθούμε σε δυο σημαντικούς λόγους οι οποίοι κυρίως εστιάζονται στο τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση λειτουργεί διοικητικά και οργανωτικά. Αρχικά το τιμολόγιο δεν μπορεί να τεκμηριωθεί για ποιον λόγο παραλήφθηκε. Αυτό οφείλεται σε κακή διοικητική λειτουργία και μέσω της κατάστασης αυτής διαπιστώνεται η ελλιπής οργανωτική δομή καθώς η κατανομή καθηκόντων.
Τελευταίος λόγος είναι ότι το τιμολόγιο για να πληρωθεί πρέπει απαραίτητα να συνοδεύεται από εντολή αγοράς. Εφόσον αυτό δεν υφίσταται η επιχείρηση δεν μπορεί έγκαιρα να αποπληρώσει το τιμολόγιο. Η εντολή αγοράς οφείλουμε να αναφέρουμε ότι συνοδεύει και την έκδοση τιμολογίων και θεωρείται σημαντικό έγγραφο για έγκαιρη χρηματοδότηση από τραπεζικά ιδρύματα.
Τα παραπάνω ζητήματα που προκύπτουν λύνονται από την ίδια όπως επισημάνθηκε επιχείρηση καθώς αυτή διαθέτει όλα τα απαραίτητα έγγραφα πάντα σε συνεννόηση με τον πελάτη.
Μια λογική προσέγγιση για τη αποπληρωμή των μεγαλύτερων σε αξία τιμολογίων είναι να κάνετε μια κλήση ευγένειας μερικές ημέρες πριν από την πληρωμή των τιμολογίων, μόνο για να δείτε αν έχουν προγραμματιστεί για έγκαιρη πληρωμή. Σε αντίθετη περίπτωση είστε σε θέση να δώσετε τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως διευκρίνιση του τιμολογίου, τεκμηρίωση παράδοσης και αντίγραφο της εντολής αγοράς.
Σε περίπτωση που η ίδια επιχείρηση καθίσταται υπόχρεη σε αποπληρωμή είναι χρήσιμο να δίνεται στην οικονομική διεύθυνση έντυπο έγκρισης δαπάνης, καθώς η διεύθυνση γνωρίζει όλες τις ημερομηνίες εισπράξεων του πελατολογίου. Η έγκριση προϋποθέτει δυο υπογραφές του οικονομικού διευθυντή και του γενικού διευθυντή.
Τέλος σημειώνεται ότι εάν ένας πελάτης έχει αποδεδειγμένο ιστορικό αξιόπιστης πληρωμής εγκαίρως, ίσως δεν έχει νόημα να τον ενοχλείτε με κλήσεις ευγένειας.