Για να μπορέσουμε να εξηγήσουμε τι είναι κέντρο κόστους θα πρέπει πρώτα να κατανοήσουμε πως ένα κέντρο κόστους δεν παράγει άμεσο κέρδος και αυξάνει το κόστος της λειτουργίας μιας επιχείρησης.
Το κόστος της λειτουργίας ενός συγκεκριμένου τμήματος είναι εύκολο να μετρηθεί και από αυτό το γεγονός προκύπτει η σωστή χρηματοδότηση του. Αυτό φυσικά θα μπορούσε να έχει αρνητική επίδραση σε άλλα τμήματα εντός της επιχείρησης. Τα κέντρα κόστους ωστόσο συνεπάγονται με πηγές εσόδων και κάθε αφαίρεση τους από μια επιχείρηση θα μπορούσε, κατά συνέπεια, να έχει δυσμενή επίδραση επί του περιθωρίου κέρδους της επιχείρησης.
Ο υπεύθυνος τμήματος (κέντρο κόστους) έχει την ευθύνη για τις οικονομικές επιδόσεις, που σχετίζεται κυρίως με τη διατήρηση των δαπανών του συγκεκριμένου τμήματος σε όσο το δυνατόν σε χαμηλότερα επίπεδα ώστε είναι η επιχείρηση εντός ορίου προϋπολογισμού.
Οι τυπικές αρμοδιότητες που συναντάμε είναι :
1. η διατήρηση του κέντρου κόστους εντός του προϋπολογισμού, που αντιπροσωπεύει όλες τις δαπάνες και την αναθεώρηση των εν λόγω δαπανών για τις εκθέσεις του προϋπολογισμού.
2. η επιχείρηση συνήθως για κάθε κέντρο κόστους ξεχωριστά, ορίζει στους υπευθύνους την ευθύνη και την πίστωση για τις οποίες το κόστος περικόπτεται και που αυξάνεται.
Αν και δεν είναι πάντα αποδεδειγμένα κερδοφόρο, ένα κέντρο κόστους συνήθως προσθέτει έσοδα έμμεσα ή πληροί κάποια άλλη επιχειρησιακή εντολή. Επειδή όμως το κέντρο κόστους έχει αρνητική επίδραση στα κέρδη (τουλάχιστον στην επιφάνεια) είναι ένας πιθανός λόγος για διαφορετικές πολιτικές ως προς την γενικότερη λειτουργία της επιχείρησης και αυτό διότι κόβονται οι προϋπολογισμοί. Παρόλα αυτά έχει αποδειχθεί ότι οι επιχειρησιακές αποφάσεις καθοδηγούνται από παράγοντες κόστους.
Η σημασία του κέντρου κόστους και της κατανόησης του, διαδραματίζει σημαντικό ρόλο για την λειτουργία της επιχείρησης, και είναι σαφώς ένας οδηγός για την πορεία της στις σημαντικές αλλαγές του οικονομικού περιβάλλοντος.