Ο προυπολογισμός των επιχειρήσεων αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο διαχείρισης καθώς και ελέγχου των δαπανών. Καταρτίζεται από το οικονομικό τμήμα και διαβιβάζεται στην ανωτέρα Διοίκηση , η οποία λαμβάνει τις τελικές αποφάσεις διαχείρισης.
Τα είδη κατάρτισης προϋπολογισμών είναι δυο και είναι :
1. Αναλυτική Διαδικασία κατάρτισης
2. Συνθετική Διαδικασία κατάρτισης
Ο αναλυτικός προϋπολογισμός συντάσσεται από την ανώτερη διοίκηση , και το ανώτερο στέλεχος που είναι υπεύθυνο έχει την θέση του οικονομικού ελεγκτή ή του οικονομικού διευθυντή ή υπεύθυνο χρηματικών διαθεσίμων ή και του διευθύνοντα συμβούλου οικονομικών. Το πλεονέκτημα αυτής της σύνταξης προϋπολογισμού είναι ότι δημιουργεί υπευθυνότητα, επειδή ένα συγκεκριμένο πρόσωπο είναι υπεύθυνο για τους προϋπολογισμούς της επιχείρησης. Το πρόσωπο αυτό εξαιτίας της θέσης που κατέχει είναι σε θέση να γνωρίζει την γενική εικόνα – δηλαδή την γενική οικονομική κατάσταση της επιχείρησης. Τα κατώτερα στελέχη που λαμβάνουν γνώση του προϋπολογισμού είναι σε θέση να διατυπώνουν σχόλια αλλά κυρίως οφείλουν να εφαρμόζουν τον προϋπολογισμό.
Το μειονέκτημα είναι πως οι προϋπολογισμοί με αυτή την μέθοδο δεν συντάσσονται από εκείνα τα πρόσωπα που καλούνται να τον υλοποιήσουν, και αυτό διότι μπορεί να είναι λογικός και εφαρμοστέος από τα ανώτερα στελέχη αλλά δεν συμβαίνει το ίδιο με τα κατώτερα στελέχη.
Η συνθετική διαδικασία προϋπολογισμού κατά την οποία η κατωτέρα διοίκηση διαβιβάζει τον προϋπολογισμό για έγκριση, αρχίζει με την διατύπωση στόχων από την διοίκηση προς τα κάτω, και στην συνέχεια διατυπώνονται οι προτάσεις των τμημάτων προς αυτή με την μορφή του προϋπολογισμού.
Η κεντρική διοίκηση στην συνθετική διαδικασία έχει καθήκον :
1. Να διατυπώνει και να γνωστοποιεί τους στόχους της επιχείρησης.
2. Να αξιολογεί τον προϋπολογισμό κάθε τμήματος ώστε να εξασφαλίζει ότι επιτυγχάνει ή συμβάλλει στην επιτυχία στόχων.
3. Να συγκεντρώνει τους επιμέρους προϋπολογισμούς σε ένα συνολικό προϋπολογισμό.
Το πλεονέκτημα της συνθετικής διαδικασίας είναι ότι αρχίζει από εκείνα τα στελέχη που θα πρέπει να υλοποιήσουν τον προϋπολογισμό. Αυτά τα στελέχη μεταφέρουν την ρεαλιστική κατάσταση και την εκτίμηση της οικονομικής εικόνας της επιχείρησης καθώς και την εκτίμηση των πόρων που πρέπει να χρησιμοποιηθούν.
Η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμών θα πρέπει να είναι ευέλικτη, ώστε να επιτρέπονται περιοδικές αναθεωρήσεις. Και ανάλογα το βαθμό επίτευξης στόχων κατά την διάρκεια της τρέχουσας περιόδου, οι προϋπολογισμοί της επομένης περιόδου μπορεί να προσαρμόζονται καλύτερα ώστε να βοηθήσουν την διοίκηση να πετύχει τους στόχους της επιχείρησης. Αν οι στόχοι αλλάζουν οι προϋπολογισμοί προσαρμόζονται και όχι μόνο στο τέλος του έτος αλλά και κατά την διάρκεια του εφόσον πάντα μεταβάλλονται οι στόχοι ή υπάρξουν εκείνες οι οικονομικές συνθήκες που δημιουργούν νέες ευκαιρίες ή νέους κινδύνους, που δεν έχουν ληφθεί υπόψη από τα στελέχη που ανέλαβαν τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων της επιχείρησης κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού.
Συμπερασματικά ο προϋπολογισμός είναι μια τυποποιημένη δήλωση στόχων και εκφράζεται με οικονομικούς όρους , αποτελεί σπουδαίο εργαλείο προγραμματισμού οργάνωσης και ελέγχου και χρησιμοποιείται ως πρότυπο οικονομικής απόδοσης και σύγκρισης μεταξύ επιχειρήσεων.