Η οργανωτική δομή των επιχειρήσεων αποτελεί τον καθοριστικό παράγοντα που είναι σε θέση να οδηγήσει την κάθε επιχείρηση στην επίτευξη των όποιων στόχων έχει θέσει.
Στο παρόν άρθρο θα αναλυθούν τα τμήματα της Γενικής Διεύθυνσης και του Ανθρώπινου Δυναμικού καθώς και τα κυριότερα καθήκοντα τους.
Αρχίζοντας από την Γενική Διεύθυνση, η οποία έχει ως ευθύνη την συνολική λειτουργία της επιχείρησης και επιβλέπει όλες τις λειτουργίες των τμημάτων.
Προχωρά κατόπιν σε αξιολόγηση τους και αποτελεί τον βασικό σύνδεσμο μεταξύ Δ.Σ. και των Διευθυντών.
Οι αρμοδιότητες της Γενικής Διεύθυνσης είναι ο καθορισμός μετά από εισηγήσεις των δραστηριοτήτων της εταιρείας σε θέματα όπως εξοπλισμού, προσωπικού, πωλήσεων, επενδύσεων και τρόπου εξεύρεσης κεφαλαίων αναγκαίων για την λειτουργία της επιχείρησης.
Η γραπτή αναφορά στο σημείο αυτό αποτελεί το ζητούμενο για την Γ.Δ. που πρέπει να απαιτεί από κάθε Διευθυντή τμήματος, ώστε να προλαμβάνει προβλήματα που θα επιφέρουν πλήγμα στην επιχείρηση.
Για την απόδοση της Γ.Δ. απαιτείται ο καθορισμός χρονοδιαγράμματος που αφορά την πραγματοποίηση των εργασιών. Επιμέρους αναφέρεται η ερεύνα αγοράς υλικών, ροή και οργάνωση πωλήσεων, προσλήψεις προσωπικού σε συναρμοδιότητα με το Οικονομικό τμήμα για τον έλεγχο του μισθολογικού κόστους.
Η Γ.Δ. μεταφέρει και αναλύει στο Δ.Σ., στους Διευθυντές και στους εργαζομένους τους στόχους και προσδιορίζει τις ενέργειες που απαιτούνται για την επίτευξή τους.
Κατόπιν των εισηγήσεων των Διευθυντών αναφέρει στο Δ.Σ. την πρόοδο της επιχείρησης και προτείνει μελλοντικές δραστηριότητες σύμφωνα με τις εξελίξεις στην Διεθνή και εγχώρια αγορά.
Στο σημείο αυτό τονίζεται η δυνατότητα των Διευθυντών μέσω γραπτών εισηγήσεων να μελετούν τις εξελίξεις και να αναφέρουν στην Γ.Δ. τα συμπεράσματα που εξάγονται.
Το τμήμα του Ανθρώπινου Δυναμικού ως κύρια αρμοδιότητα είναι η εξασφάλιση απαραίτητου προσωπικού για τις ανάγκες της επιχείρησης ανάλογα με τις αποφάσεις που λαμβάνονται.
Επίσης καθορίζει και εφαρμόζει πολιτική αμοιβής και εξέλιξης και φροντίζει για τις ανάγκες και τις σχέσεις των εργαζομένων με την επιχείρηση.
Σημαντικό να τονιστεί η μηνιαία αναφορά των τμημάτων προς τον Διευθυντή προσωπικού της εξέλιξης των υφισταμένων τμημάτων ως προς την απόδοση εργασίας.
Σε άριστη συνεργασία με το Οικονομικό τμήμα, προτείνεται η διατήρηση αρχείων με τα ονόματα όλων των εργαζομένων καθώς και γραπτών αναφορών για την απόδοσή τους.
Η διεύθυνση καλείται να απεικονίσει την ιεραρχία των εργαζομένων μέσα στην επιχείρηση με ενημέρωση οργανογράμματος, υποβαλλόμενο στην Γ.Δ. για αξιολόγηση.
Επίσης για την λειτουργία του τμήματος Ανθρώπινου δυναμικού, προτείνεται ο καθορισμός συστήματος ελέγχου των εργαζομένων με καταχώρηση απουσιών, αδειών και υπηρεσιακών μεταβολών, και διατήρηση ατομικού φακέλου.
Η καθιέρωση συστήματος αμοιβής – ηθικής και υλικής – των ικανών και αποδοτικών εργαζομένων με αποτέλεσμα να δημιουργούνται κίνητρα για αύξηση παραγωγικότητας των ιδίων και κατ’ επέκταση του συνόλου.
Το τμήμα του Ανθρώπινου δυναμικού επιζητά την γραπτή αναφορά των Διευθυντών τμημάτων με σκοπό την διαρκή ενημέρωση για τις ικανότητες και την διάθεση εξέλιξης.
Σημαντική επίσης αρμοδιότητα είναι και η συνεργασία με την Διεύθυνση δημοσίων σχέσεων, λόγω ότι προάγεται η επικοινωνία στο εσωτερικό της επιχείρησης και μεταξύ της εν σύνολό της επιχείρησης και του κοινωνικού συνόλου.
Τέλος, η εισήγηση των Διευθυντών λοιπών τμημάτων φανερώνει πάντοτε την ανάγκη για διαρκή εκπαίδευση των στελεχών και των εργαζομένων. Η συνεργασία της Γενικής Διεύθυνσης και του τμήματος του Ανθρώπινου δυναμικού θεωρείται ιδιαίτερα σημαντική, διότι καθορίζει το παραγωγικό αποτέλεσμα της επιχείρησης.