Ο χρόνος που θα χρειαστεί για να κατανοήσετε τα οικονομικά έγγραφα θα σας προσφέρει περισσότερο έλεγχο και μια σαφέστερη εικόνα της επιχείρησής σας. Η κατάσταση κερδών και ζημιών και ο ισολογισμός είναι τα δύο βασικά οικονομικά έγγραφα που σας δίνουν αυτές τις πληροφορίες. Ωστόσο, μια βασική κατανόηση των οικονομικών μεγεθών, χωρίς να χρειάζεται να είστε λογιστής, από μόνη της θα κάνει τη μεγάλη διαφορά στη διαχείριση της επιχείρηση σας. Θα σας βοηθήσει να λάβετε καλύτερες αποφάσεις και θα βελτιώσει την ικανότητά σας να επικοινωνείτε παραγωγικά με το λογιστή σας και με άλλους συμβούλους.
Μια δήλωση κερδών και ζημιών, ή δήλωση οικονομικών επιδόσεων, είναι η έκθεση που παρέχει μια εικόνα των επιδόσεων των συναλλαγών της επιχείρησής σας κατά τη διάρκεια μιας καθορισμένης περιόδου, όπως μήνας ή ένα ολόκληρο φορολογικό έτος. Καταγράφει τις πωλήσεις, τα έξοδα, τα κέρδη ή τις ζημίες, και οποιεσδήποτε πληρωμές φόρων για την περίοδο.
Η κατάσταση κερδών και ζημιών κατά κανόνα ακολουθεί αυτή τη μορφή:
Πωλήσεις (ή του κύκλου εργασιών)
Μείον: Κόστος πωλήσεων
Ισούται με το ακαθάριστο κέρδος
Μείον: σταθερό / γενικά έξοδα των επιχειρήσεων, όπως τα μισθώματα, οι μισθοί
Ίσο με λειτουργικό κέρδος ή το κέρδος πριν τη φορολογία
Μείον: φόρος καταβάλλεται
Ίσον καθαρό κέρδος
Η δήλωση κερδών και ζημιών είναι σχετικά απλή για τους μη οικονομικούς διευθυντές να την κατανοήσουν, αλλά ίσως θα χρειαστεί να κάνετε ερωτήσεις σχετικά με ορισμένα στοιχεία της με σκοπό να κατανοήσετε όλες τις πληροφορίες. Η δήλωση κερδών και ζημιών σας επιτρέπει να μελετήσετε το ακαθάριστο κέρδος σας και τα καθαρά περιθώρια κέρδους. Αυτά μπορεί να αποκαλύψουν τις τάσεις που σας επιτρέπουν να κάνετε έγκαιρα επιχειρηματικές αλλαγές.
Στο σημείο αυτό θα αναφερθούμε στο μικτό περιθώριο κέρδους σας το οποίο είναι το ακαθάριστο κέρδος σας ως ποσοστό επί του κύκλου εργασιών. Για παράδειγμα, αν ο κύκλος εργασιών σας είναι 2 εκατομμύρια ευρώ και το κόστος των πωλήσεων είναι 600.000 ευρώ, έχετε κάνει ένα μεικτό κέρδος των 1.400.000 ευρώ. Είναι εύκολο να μετατρέψετε αυτό σε ποσοστό: 1.400.000 ÷ 2.000.000 χ 100 = μικτό περιθώριο κέρδους 70%.
Έτσι, κάθε 100 ευρώ των πωλήσεων αυτό δημιουργεί 70 ευρώ κέρδος που πηγαίνει προς την πληρωμή των εξόδων και προς το καθαρό κέρδος σας. Οι λόγοι μείωσης του μικτού περιθωρίου κέρδους είναι οι εξής :
• αύξηση του κόστους των αποθεμάτων
• εκπτώσεις - προσφορές
• κλοπή από τους πελάτες
• πουλώντας προϊόντα που έχουν χαμηλότερα περιθώρια κέρδους
Το καθαρό περιθώριο κέρδους συγκρίνει το καθαρό κέρδος σας με τον κύκλο εργασιών. Για παράδειγμα, για μια επιχείρηση με κύκλο εργασιών 2.000.000 ευρώ και καθαρά κέρδη 300.000 ευρώ, το καθαρό περιθώριο κέρδους θα είναι 300 χιλιάδες ευρώ ÷ 2.000.000 ευρώ Χ 100 = 15%. Και πάλι, αν το καθαρό περιθώριο κέρδους μειώνεται, αυτό σημαίνει ότι πληρώνετε αναλογικά περισσότερα έξοδα από ό, τι θα έπρεπε αυτά να είναι. Εκφράζοντας τα καθαρά κέρδη ως ποσοστό αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τον εντοπισμό προβλημάτων που πρέπει άμεσα να λυθούν.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι οι αυξήσεις του κύκλου εργασιών σας από 2.000.000 ευρώ σε 3.000.000 ευρώ και το καθαρό κέρδος σας ανεβαίνει από 300.000 ευρώ σε 400,000 ευρώ. Στην επιφάνεια όλα αυτά φαίνεται καλά, αλλά ας πάμε τώρα να το δούμε ως καθαρό ποσοστό κέρδους: 400,000 ÷ 3.000.000 Χ 100 = 13,3%.
Αυτό σημαίνει ότι το καθαρό περιθώριο κέρδους σας έχει μεταβληθεί από το 15% στο πρώτο παράδειγμα στο 13,3%. Ο κύκλος εργασιών σας έχει αυξηθεί κατά ένα εκατομμύριο, και το καθαρό κέρδος σας από 100,000, αλλά στην πραγματικότητα το κέρδος δεν έχει αυξηθεί από αυτή την αύξηση του κύκλου εργασιών. Σε αυτό το σημείο καλείστε να μιλήσετε με το λογιστή σας για να εντοπίσει ποιες δαπάνες έχουν αυξηθεί δυσανάλογα με την αύξηση των πωλήσεων.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το μεικτό και το καθαρό περιθώριο κέρδους ως σημείο αναφοράς για να αποκτήσετε μια σαφέστερη εικόνα των επιδόσεων σας με δύο τρόπους:
• Εσωτερική συγκριτική αξιολόγηση
Συγκρίνετε τα περιθώρια κέρδους σας με τις προηγούμενες περιόδους για να δείτε που οι τιμές πώλησης πιέζονται ή τα έξοδα αυξάνονται. Συγκρίνετε τα περιθώρια κέρδους σε μεμονωμένες σειρές προϊόντων για να δείτε ποια προϊόντα είναι τα πιο επικερδή.
• Εξωτερικές συγκριτικές αξιολογήσεις
Συγκρίνετε τα περιθώρια κέρδους σας εναντίον εκείνων των ομοειδών επιχειρήσεων στον κλάδο σας για να δείτεσημεία πού πρέπει βελτιωθούν. Τα περιθώρια κέρδους χρησιμοποιούνται για ελιγμούς στην τιμολόγηση και το επίπεδο των πωλήσεων. Εφ 'όσον έχετε ένα θετικό μικτό περιθώριο κέρδους, αυτό σημαίνει πως κάθε πώληση καλύπτει τα έξοδα σας.
Ο ισολογισμός ή «κατάσταση οικονομικής θέσης» δίνει μια εικόνα της οικονομικής ευρωστίας της επιχείρησης σας στο τέλος της λογιστικής περιόδου. Ο ισολογισμός, είναι μια αθροιστική καταγραφή των όσων συνέβησαν στην επιχείρησή σας εντός ενός φορολογικού έτους. Ο ισολογισμός συνοψίζει τα περιουσιακά στοιχεία σας και τις υποχρεώσεις.
Τα κύρια στοιχεία του ισολογισμού είναι :
• Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία
• Κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία - βραχυπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία, όπως αποθέματα και μετρητά.
• Υποχρεώσεις που ομοίως χωρίζονται σε βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες στοιχεία, μεταξύ των οποίων:
Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις είναι οι υποχρεώσεις που οφείλονται για την πληρωμή εντός ενός έτους, όπως γραμμάτια προμηθευτών και Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις που η πληρωμή ξεπέρνα το ένα έτος όπως είναι τα μακροπρόθεσμα τραπεζικά δάνεια.
• Τα ίδια κεφάλαια - μετοχικό κεφάλαιο (τα ποσά που καταβλήθηκαν στην εταιρεία για τις μετοχές) και των αποθεματικών, συμπεριλαμβανομένων των αδιανέμητων κερδών.
Στο σημείο αυτό θα αναφερθούμε στο πώς θα κατανοήσετε τον ισολογισμό σας.
Οι ισολογισμοί μπορεί να είναι δυσκολότερο να κατανοηθούν από μια κατάσταση κερδών και ζημιών. Θα χρειαστεί να κάνετε ερωτήσεις για να πάρετε μια σαφή κατανόηση του τι λέει ο ισολογισμός. Ο ισολογισμός περιέχει επίσης πληροφορίες και τα στοιχεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την υγεία και την κερδοφορία της επιχείρησής σας. Αυτοί καλούνται βασικοί δείκτες απόδοσης. Θα αναφέρουμε στο σημείο αυτό την απόδοση ιδίων κεφαλαίων που είναι τα κέρδη προ φόρων (αλλά και μετά την αφαίρεση των τόκων) ως ποσοστό των κεφαλαίων των μετόχων που απασχολούνται στην επιχείρηση.
Επίσης, μπορείτε να προβείτε σε έλεγχο του κεφαλαίου κίνησης που είναι το κυκλοφορούν ενεργητικό μείον τις τρέχουσες υποχρεώσεις. Για παράδειγμα, πόσα χρήματα έχετε δώσει ως απόθεμα, πόσο αποτελεσματική είναι η συλλογή χρεών και πόσο γρήγορα μπορείτε να πληρώσετε τους προμηθευτές.
Ο λογιστής σας μπορεί να σας πει ποίοι από τους βασικούς δείκτες επιδόσεων είναι κρίσιμης σημασίας για το συγκεκριμένο τύπο της επιχείρησής σας έτσι ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να τους παρακολουθείτε. Η συνεργασία με λογιστή στην παρακολούθηση των δεικτών είναι ιδιαίτερης σημασίας διότι μπορείτε να κατανοήσετε τον κλάδο που ανήκει η επιχείρηση σας καθώς και να εντοπίσετε αλλαγές που πρέπει να γίνουν.