Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργούμε έναν ισορροπημένο προϋπολογισμό



Μια βασική λειτουργία του Οικονομικού τμήματος είναι η κατάρτιση προϋπολογισμού, η οποία είναι και ο οδηγός για την επίτευξη των στόχων μιας επιχείρησης.  Όπως έχουμε όμως τονίσει θα πρέπει να ακολουθεί την πορεία της γενικότερης κατάστασης τη Οικονομίας και να αναθεωρείται.

Ωστόσο μια βασική σύγκριση του προϋπολογισμού είναι εκείνη που γίνεται με την πρόβλεψη, καθώς συχνά συναντάμε την λειτουργία της πρόβλεψης να είναι περισσότερο ενδεικτική για την πορεία επίτευξης των κερδών και γενικά των στόχων που θέτει η επιχείρηση. 

Μια μορφή ενός Budget είναι όταν αυτός καλείται να είναι Ισορροπημένος που σημαίνει πως τα έσοδα αντιστοιχούν ή και υπερβαίνουν εκείνων των προγραμματισμένων δαπανών. 

Στην περίπτωση αυτή για την επιχείρηση έχουμε πλεόνασμα ενώ σε αντίθετη περίπτωση έχουμε έλλειμα.  Και για αυτό καλό είναι η κατάρτιση του Budget να γίνεται σε μηνιαία βάση και ανάλογα με το αντικείμενο της επιχείρησης 2 φορές το μήνα.

Παρόλα το πλεόνασμα στο Budget μας φανερώνει πως σε ευνοϊκή οικονομική συγκυρία η επιχείρηση μπορεί η επιχείρηση να αποπληρώσει το χρέος της. 

Όμως ένας ισορροπημένος προϋπολογισμός μπορεί να είναι και παραπλανητικός καθώς θα περιέχει υπερβολικές παραδοχές με αποτέλεσμα η επιχείρηση να χρειαστεί χρηματοδότηση ώστε να μπορέσει να διασφαλίσει πως το έλλειμα που προέκυψε από τις παραδοχές δεν θα συνεχιστεί. Μια κόμη μέθοδος είναι να μειώσει δαπάνες ώστε να προχωρήσει σε αναδιοργάνωση επιχειρηματικών δομών.

Τι μπορούμε όμως να εφαρμόσουμε για να δημιουργήσουμε ένα ισορροπημένο Budget ;


Αρχικά δημιουργούμε προϋπολογισμό για έσοδα που είναι αρκετά εύκολο να επιτευχθούν, καθώς και δαπάνες που βασίζονται σε ιστορικές πληροφορίες. 

Να δημιουργήσουμε μια μηνιαία πρόβλεψη (Forecast). Το οικονομικό τμήμα θα πρέπει να συντάσσει μια αναθεωρημένη πρόβλεψη εσόδων κάθε μήνα, έτσι ώστε έτσι ώστε η Διοίκηση να εάν φαίνεται να υπάρχει έλλειμμα εσόδων.

Μια ακόμη πρακτική είναι να αντιστοιχίσουμε τα έξοδα με τον προϋπολογισμό κάθε μήνα. Αυτό μας επιτρέπει να συγκρίνουμε τα πραγματικά αποτελέσματα δαπανών με τα επίπεδα δαπανών που έχουν προϋπολογιστεί σε μηνιαία βάση, έτσι ώστε να μπορούν να εντοπιστούν οι πλεονάζουσες δαπάνες αμέσως.


Είδαμε πόσο σημαντικός είναι ο ισορροπημένος προϋπολογισμός καθώς αυτή η έκθεση την χρησιμοποιούμε για να μπορεί η επιχείρηση να λάβει μέτρα για να αυξήσει τα έσοδα, να μειώσει τα έξοδα ή και τα δυο.


Γιώργος Εγγλεζάκης

CEO Plan of Business Accounting Services and Seminars